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【初級編】覚えておきたいビジネス英文メールテンプレート

英語でビジネスメールを作成するとなると、少し難しく感じてしまう方もいるのではないでしょうか。しかし、英語のビジネスメールには、用件ごとに定番のフレーズやテンプレートがあるため、ポイントを押さえてしまえばそこまで難しいことはありません。
ここでは、いざというときにスムーズにビジネス英文メールを作成できるよう、シーン別にメール作成のポイントをご紹介します。

ビジネスメールの構成

まず、ビジネスメールの構成から見ていきましょう。
構成は、日本語・英語問わず次のようになっています。ビジネスメールの基本となるため、覚えておきましょう。

  • 件名
  • 書き出し
  • 本文
  • 結びの文
  • 敬具
  • 署名

シーン別 ビジネスメールの書き方

まずは、「挨拶」「依頼」「お礼」「謝罪」「確認や質問」の5つのシーン別の、ビジネスメールの書き方を見ていきましょう。
ここでは、シーンによって表現が異なる件名、書き出し、本文を中心にご紹介します。

挨拶のメールの場合

初めて取引きをする相手や、仕事関係で紹介された人などへ、自己紹介の挨拶メールを送る場合です。

件名

「初めまして」を意味する「Introduction」を用いることが一般的です。必ず自分の名前や紹介してくれた人の名前、会社名などを続けて、「Introduction」のみの件名とならないように注意しましょう。

Introduction - Hanako Tanaka
初めまして タナカ ハナコです

Introduction - Hanako Tanaka in Sales
初めまして 営業部タナカ ハナコです

An introduction by Shota Kimura
キムラ ショウタからの紹介

入社挨拶のメールにする場合は、部署名もあるといいでしょう。また、誰かからの紹介で挨拶をする場合は、紹介してくれた人の名前を件名に入れるケースもあります。

書き出し

初めてメールを送ったり返信したりする場合は、「突然のメールで、たいへん恐縮です」のような書き出しで始めます。

I truly apologize for this sudden e-mail.
突然のメールでたいへん申し訳ございません。

Thank you very much for your time reading this message.
メールをお読み頂きまして誠にありがとうございます。

何度かメールのやりとりがある場合は、日本語のビジネスメールのように「お世話になっております」のような文言を入れたい方もいるでしょう。しかし、これは日本独特の文化であるため、基本的には入れなくても問題ありません。それでも何か一言添えたい場合は、次のようなフレーズが一般的です。

Thank you always for your ongoing support.
いつもありがとうございます。

Thank you for your patronage.
お世話になっております。

ただし、堅苦しい印象を与えてしまうため、仲の良い取引先などにはこのような文言を入れることは避けたほうがいいでしょう。

本文

ここでは、取引きが成立した相手へ、挨拶のメールを送る場合のフレーズ例をご紹介します。

Thank you for your contract. I am◯◯, a person in charge of this project.
この度は、ご契約ありがとうございます。私がこのプロジェクト担当の◯◯です。

I am ◯◯ of △△corp. I am here to say hello to Mr.□□.
□□様に新任のご挨拶に伺いました。△△株式会社の◯◯と申します。

It will be my pleasure to be a partner whom you can trust.
今後、信頼のおけるパートナーとしてお付き合いいただけましたら幸いです。

I would like to ask your continuous support.
どうぞよろしくお願い申し上げます。

依頼のメールの場合

サンプルや見積書の送付、支払いのお願いなど、何かを依頼するビジネスメールを送るシーンも多いはずです。英語で依頼のメールを作成するポイントを見ていきましょう。

件名

何かを依頼するメールの件名には、基本的に「Request for〜(〜の依頼・お願い)」というフレーズを使います。

Request for Product Samples
サンプル提供のお願い

Request for Payment
お支払いのお願い

書き出し

依頼のメールの書き出しでは、そのメールを送る目的を簡潔に伝えましょう。

The purpose of this e-mail is to〜.
このメールをお送りする目的は〜のためです。

The reason I am writing this e-mail is〜.
このメールを書いている理由は〜です。

本文

ここでは、見積もりを依頼する場合の例文をご紹介します。

Could you give us an estimated of price?
価格の見積もりを教えていただけますか?

Please quote for the following items.(I would like a price quote on the following items.)
以下の商品の見積りをお願いします。

お礼のメールの場合

取引成立のお礼や打ち合わせのお礼など、ビジネスメールでは感謝の気持ちを伝えるシーンも多くあります。英語でお礼のメールを作成するポイントを見ていきましょう。

件名

お礼のメールの件名では、基本的に「〜をありがとうございます」という意味の「Thank You for〜」のフレーズを用います。何に対するお礼なのかを明確に記載しましょう。

Thank You for Your Reply
メールのご返信ありがとうございます

Thank You for Your Visit on May 12th.
5月12日の訪問ありがとうございました

Thank You for Your Order
ご注文ありがとうございます

書き出し

件名と同様に、書き出しも「Thank you for〜」で始めるケースが多いです。

Thank you for your e-mail.
ご連絡いただき、ありがとうございます。

Thank you for your time at the last meeting.
先日の打ち合わせでは、ありがとうございました。

Thank you very much for visiting our company.
弊社をご訪問してくださりありがとうございました。

簡潔にお礼を述べてから、「その後、いかがでしょうか?」という検討を催促するニュアンスのフレーズ「I would like to know your opinion(あなたのご意見を知りたいです)」を添えてもいいでしょう。

本文

ここでは、取引成立のお礼を伝える場合の例文を見ていきましょう。

Thank you very much for extending the opportunity for us to do business with you.
この度は、弊社に取引きの機会をいただきありがとうございます。

We are very pleased that we were able to complete the deal.
取引きが成立し、大変うれしく思います。

We would like to express our gratitude for your accepting our proposal.
私どもの提案をお受けいただき、ありがとうございます。

We succeeded in trading with Mr.◯◯'s negotiations.
◯◯様のお陰で、取引きを成立させることができました。

謝罪のメールの場合

欠陥商品や納期の遅延、返信が遅くなったなど、お詫びの気持ちを伝えるメールを作成するシーンも少なくありません。英語で謝罪のメールを作成するポイントを見ていきましょう。

件名

謝罪のメールの件名には、「〜についてのお詫び」を意味する「Apology for〜」を使用します。また、カジュアルなニュアンスでもいい場合は、「Sorry for〜」という表現でも問題ありません。

Apology for My Late Reply
ご返信が遅れまして申し訳ございません

Apology for Defective Product
欠陥商品に関するお詫び

書き出し

謝罪のメールでは、他の用件のメールと同様に、本題となる謝罪の文言に入る前にも、一言添えたほうがいいでしょう。

Thank you for taking time out of your busy schedule to email me.
お忙しいところ、ご連絡をいただきありがとうございます。

I really apologize that I was not able to reply your message soon.
すぐにメールに返信できず、誠に申し訳ございません。

本文

ここでは、商品やサービスへのクレームに対する謝罪の例文を見ていきましょう。

I am so sorry about the dent of package of our products.
弊社の製品のパッケージがへこんでいたとのこと、大変失礼いたしました。

We apologize if we did not meet your expectations.
お客様のご期待に添えず、申し訳ございませんでした。

I am sorry again of our customer service staff.
カスタマーセンターの失礼な対応、重ねてお詫び申し上げます。

I think the staff in customer service was not used to his work and I will give him further education.
カスタマーセンターの者も不慣れなため、今後ますますの教育を徹底いたします。

There may arise unexpected problems.
予想外のことも起きてしまう場合がございます。

確認や質問のメールの場合

打ち合わせのスケジュールや商品に関することなど、確認・質問をメールで行うケースも多いでしょう。ここでは、確認や質問に関する英文メールを作成するポイントを見ていきましょう。

件名

確認・質問のメールの件名には、「〜について」という意味の「About〜」や「Regarding〜」を使い、確認・質問事項を明確に続けましょう。また、「Question about〜」という表現もあります。

About Project Meeting on October 10th
10月10日のミーティングについて

Regarding Product #001
商品番号001番について

書き出し

いきなり確認や質問に入るのではなく、本題に入る前に一言挨拶を添えたり、確認・質問事項に関する案内をしたりすると親切です。

Thank you for your support as always.
いつもお世話になっております。

We are planning to have a get-together at our company.
弊社にて懇親会を開催したいと思っております。

本文

ここでは、懇親会などを開催するにあたって、相手の予定を確認する場合の例文を見ていきましょう。

Let us know the schedule on 10/10 of Mr.◯◯?
10月10日の◯◯様のご予定はいかがでしょうか?

Could I have a schedule of 10/10 of Mr.◯◯?
◯◯様の10月10日のご予定などをお知らせいただきたく存じます。

Please let us know whether you can attend the sales meeting.
営業ミーティングに出席できそうか、お知らせください。

結びのフレーズ

メール本文の後に添える、結びのフレーズをご紹介します。いきなり本文を終えず、結びの一言を添えることで、フォーマルでビジネスメールらしい文面にすることができるでしょう。

If you have any questions, please feel free to contact us.
何かご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください。

I'm looking forward to hearing from you.
(返信がほしいときに)ご連絡お待ちしています。

We really appreciate your prompt reply.
できるだけ早めにご返信くさい。

Please say hello to Mr.○○.
○○部長様によろしくお伝え下さい。

Please take care of yourself.
ご自愛ください。

敬具のフレーズ

最後に、メールの本文の後に結びの挨拶として用いる敬具のフレーズをご紹介します。敬具にもいくつか種類がありますので、相手やシーンに合わせて使い分けましょう。

Sincerely

ビジネスシーンで最もよく使われるフレーズで、「心から」という意味があります。「sincerely」の後に自分のフルネームを添えたり、「yours sincerely」または「sincerely yours」としたりすることで、より丁寧な印象になります。

Regards

「sincerely」よりカジュアルな場合には、「regards」を用います。「敬意を込めて」という意味があり、より親しい間柄で使われます。「best regards」や「kind regards」などと表現することで、あなたのことを想っているという意味が強まるため、ビジネスシーンでも使える表現のひとつです。

ほかにも、「cordially」や「respectfully」などがビジネスシーンでは使われます。1つだけを何度も使うのではなく、メールごとに異なる単語を用いてみてはいかがでしょうか。

英語でビジネスメールを書くときの注意事項

英語でビジネスメールを作成する際は、言い回しや表現方法、返信するタイミングなど、いくつか注意すべきポイントがあります。

言い回しや表現方法

ここでは、日本人が特に注意したい、英語の言い回しや表現方法の注意点をご紹介します。

Pleaseの使い方

日本人は、何か依頼するときに「Please」をつければ、丁寧な表現にすることができると思いがちです。しかし、どのようなフレーズにも「Please」をつければいい、というわけではありません。「Please」の命令文では、相手によっては上から目線に感じてしまうこともあるため、失礼な言い回しになってしまう可能性があるのです。
何かをお願いしたい場合は、丁寧な言い回しである「Would you〜?」や「I wonder if you could〜」などが適切です。

性別に中立的な単語を用いる

女性の社会進出に伴って、「看護婦」が「看護師」になるなど、性別を限定した役職の言い方を避ける傾向となってきました。特に、欧米ではこの傾向が強く、差別に敏感な人も少なくありません。普段のコミュニケーションはもちろん、メールでも、性別に中立な表現を心掛けることが大切です。
言い換えるべき単語例としては、次のようなものがあります。

経営者

businessman → business professional

主任

foreman → supervisor

販売員

salesman → salesperson

労働者

workman → worker

返信するとき

これは、日本語・英語どちらにもいえることですが、ビジネスメールはなるべく早く返信することがマナーです。忙しくてスケジュールの確認など、詳しい返答をすぐにすることが難しい場合は、メールを確認した旨と、詳しい連絡をいつごろまでにするか、ということを書いて返信します。

I will email you back when I come back to my office on October 20th.
10月20日に会社へ戻り次第、返信いたします。

シーン別にテンプレートを用意しておくと便利!

いきなり英文のビジネスメールを作成しようとすると、なかなかスムーズに作成できない場合もあります。
あらかじめシーン別にある程度使い回しの利くテンプレートを用意しておくことで、いざというときにもすぐに英文メールを送ることができるでしょう。

監修者:阿部一

長きにわたり教育現場で教職を経験後、獨協大学国際交流センター長や武蔵野美術大学、立正大学などでも教職を務める。NHKラジオ「基礎英語3」の講師や文部科学省をはじめ、各都道府県の教育委員会・教育センターなどで日本人教師や外国人講師に多数の講演会や研修会を行い、多数の著書を執筆。現在は、英語総合研究所所長として、おもに上場企業の英語研修、および各研究機関への言語データ提供などを行っている。

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