語学

すぐに使えるビジネス英語 Learning English

SCENE15 Telephone 伝言預かり編

日々の業務のなかで、英語でかかってくる電話に対応したことはありませんか?
電話の受け答えは、その企業や部署のイメージを形づくるものの一つ。対応の仕方も十分気をつけたいものです。

QUIZ

ABC株式会社に勤める青山南さん。
ある日の午後、かかってきた電話に出たところ、相手は英語を話しています。

電話は、同僚のSmithさんにかかってきたものでしたが、Smithさんが不在だったため、青山さんは伝言を預かりました。このとき、電話の最後に、相手の電話番号を確認します。どの対応がもっともふさわしいでしょうか。

  • A. What is your telephone number?
  • B. Give me your telephone number.
  • C. I want your telephone number.
  • D. Could I have your telephone number, please?

正解 D

“Could I ..., please?”や“May I ..., please?”のように、相手の許可を請う助動詞を用いた質問形式は、ビジネスに適した丁寧な表現になります。決まった形式なので覚えておきましょう。

そのほかの選択肢についての解説

  • A: 日常会話で使用するぶんには問題ありませんが、ビジネスシーンでは通常用いません。
  • B・C: 直接的な表現で丁寧ではないため、ビジネスシーンには適しません。

<ポイント>
Vol.3の解説でもご紹介したとおり、伝言を預かるときの表現は、“Would you like to leave a message?”や“Could I take a message?”を用います。相手の話の内容を確認した後、伝言する際に不足している項目がないか、再度確認する必要があります。
伝言する際に必要となる一般的な項目例を紹介します。確認していないことがある場合は、Dの文章の“telephone number”の部分に、確認していない項目名を入れて、相手に確認しましょう。

  • ・name
  • ・company name
  • ・account number
  • ・email address
  • ・telephone number
  • ・fax number

Let’s Practice! 声に出して練習してみましょう

伝言を預かってから、電話を終えるまでの会話例を紹介します。

あなた
: I am sorry, but Mr.Smith is away from his desk at the moment.
 Could I take a message?
電話の相手
: Yes. Could you please ask him to call me back?
あなた
: Sure. May I have your telephone number, please?
電話の相手
: Yes, it is XX-XXX-XXXX.
あなた
: Thank you. May I ask what this is regarding?
電話の相手
: Yes, it is regarding my order.
あなた
: Thank you. Anything else?
電話の相手
: No, thank you.
あなた
: Okay. Thank you for calling. Good-bye.

※Anything else?:
ほかに用件があるかどうかを確認する表現です。より丁寧に話す際には“Is there anything else?”を用います。一通りの会話が終わった後に使うのが適切です。電話の相手に、特にほかの用件がなければ、礼と別れのあいさつをして電話を終了します。

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