仕事を探す:業界・職種:語学系(英語)の仕事情報 英文Eメールの書き方

Eメールやファクスは、正しい文法やスペルで書くことはもちろん、言葉遣いや敬称、肩書き(chief、managerなど)にも気を付ける必要があります。こうしたやりとりをきちんとこなすためには、文章を書く力だけでは十分ではありません。欧米流のコミュニケーションの特徴を把握しておくことが大切です。

英文Eメールの書き方の重要なポイント

ポイント1定型文を利用する

ビジネスライクな文面を好まない人もいますが、マナーはまず押さえておきたいもの。日本でいう「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」にあたる書き出し (Thank you for your cooperationなど)と書き終わり(Best Regardなど)の決まり文句がありますので、これらを使うのが便利です。

ポイント2短いメールほど好まれる

近況報告や時候のあいさつなどの前置きを書いて本題に入るのが日本流のメール。しかし、欧米の場合、長いメールはわかりにくいとされています。なるべく短く、簡潔に用件を伝えることが重要です。

ポイント3重要な用件ほど先に伝える

起承転結に沿って伝えるのが、必ずしも正しいコミュニケーションとは限りません。欧米のビジネスシーンにおいては、「結論重視」の傾向が強いといえます。結果が出たのか、出ていないのか。何が必要なのか。どんな問題があり、どう解決できるのか。こうしたポイントを先に書くクセをつけておくことも重要です。

英文Eメール記載例

社内向け、社外向けの英文Eメールのサンプルです。具体的で簡潔な表現を心がけましょう。

記載例

社外向け

例)クライアントから会社の商品へ問い合わせがあったときなどにメールで返事をする場合

Subject: ABC Products inquiry ? 1 attachment

Dear Name,

Thank you for your e-mail inquiring about ABC Products.

Attached is the product and price list. Filename is productlist.pdf. This attachment has been scanned for viruses and is safe.

If you need further information, please contact me. Thank you for your inquiry and look forward to working with you.

Best Regards,

Minami Aoyama

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Minami Aoyama
Overseas Sales Department, ABC Co. Ltd.,
Tel: +81 3 0000 0001
Fax: +81 3 0000 0002
Email: name@adecco.com
URL: www.name.co.jp
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社外向け

社外向け 例)社内の関係者へ会議の通知をする場合

Subject: Meeting 0416 Mon

Dear All,

The meeting is being held on Monday, April 16th, beginning at 2 p.m. in Conference Room A. Please make arrangements so that all those concerned will be present.

I would like to discuss the following at the meeting.

Items to be discussed:
- Report of business operation in the previous fiscal year
- Report of recent increase of customer complaints
- Creation of ideas to address customer complaints
- Presentation of new addition to ABC products

Please come to the meeting prepared to discuss all the items listed.

Minami Aoyama
Overseas Sales Department

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